Cómo se mueve una solicitud de PIK3CA
Tres actores, un solo expediente. El médico solicita, el paciente autoriza con su firma y el laboratorio resuelve. Cada paso del diagrama abre la pantalla correspondiente.
Médico
Ingresa, llena el formulario y dispara el consentimiento.
Paciente
Solo lee, confirma y firma. No necesita usuario ni contraseña.
Laboratorio
Ve solo lo que ya tiene consentimiento firmado.
Administración
Habilita quién puede entrar y audita los envíos.
Estados de la solicitud
Twilio SMS · OTP
- Verify para el código de 6 dígitos del médico; expira a los 10 minutos y permite 3 intentos.
- Messaging Service con número por país: +506, +507, +502, +503, +504, +505, +501 y +1 del Caribe.
- Guatemala, El Salvador y Honduras no admiten remitente alfanumérico: se usa número largo y plantilla registrada.
- Si el SMS no llega en 60 s se ofrece reenvío y, como respaldo, código al correo.
DocuSign Consentimiento
- Plantilla del consentimiento de Roche Servicios S.A. con campos precargados desde el formulario.
- Un solo firmante (o dos si aplica representante legal) y entrega por enlace SMS, no por correo.
- Webhook Connect actualiza el estado: enviado, visto, firmado, rechazado o vencido.
- El PDF firmado se archiva junto a la solicitud y queda visible para el médico.
Datos y accesos Seguridad
- Sin contraseñas: todo acceso es por código de un solo uso a un contacto preregistrado.
- El formulario clínico viaja con iniciales del paciente; el nombre completo solo vive en el consentimiento.
- El laboratorio ve los datos de contacto del paciente únicamente para la recepción.
- Bitácora inmutable de envíos, aperturas y cambios de estado.
Prototipo de diseño no funcional, elaborado para revisión interna del MVP. Los datos de pacientes, médicos e instituciones son ficticios. El bloque «Roche» es un marcador de posición: al implementar se sustituye por el logotipo oficial provisto por la marca, y la paleta se alinea con el manual vigente de Roche.
Landing pública y header
La puerta de entrada es una página informativa que Roche puede editar: qué es el programa, qué es PIK3CA y cómo funciona. Los dos ingresos viven en el header, siempre visibles, y el menú lleva a cada sección de la página.
Los bloques de texto de la landing son editables por Roche desde el gestor de contenido: titular, párrafos, imágenes, tarjetas informativas y enlaces legales. El bloque «Roche» del header es un marcador de posición del logotipo oficial.
Ingreso del médico
El médico ya está preregistrado por Roche. Escribe el celular o el correo con el que quedó dado de alta y recibe un código de un solo uso. La lista de países vive dentro del selector, no en la pantalla.
Nota técnica: el número se normaliza a E.164 antes de enviarlo a Twilio. Si el país del médico no coincide con el prefijo elegido, la solicitud de código se marca para revisión de la administración en lugar de bloquear el ingreso.
Código por SMS
Seis dígitos, vigencia de 10 minutos, tres intentos. El mismo patrón aplica al código por correo del laboratorio.
Hoy 9:41 · remitente registrado para 🇨🇷 Costa Rica
Menú principal
Las dos acciones del médico, sin nada más que estorbe. Debajo, lo que necesita atención hoy.
Información general de la paciente
Corresponde al bloque «Información general» del formulario impreso. En el portal solo se piden iniciales y año de nacimiento: el nombre completo se captura una sola vez, en el consentimiento.
Información del solicitante
Viene precargada del preregistro del médico, así que este paso normalmente se pasa de largo. Solo se puede corregir la institución cuando el médico atiende en varias sedes.
Prueba de mama · PIK3CA
El bloque clínico del formulario. En papel son casillas sueltas; en la web se convierten en preguntas de sí o no y un selector de estadío, con el campo de resultado bloqueado porque lo llena el laboratorio.
Información de la muestra
Datos del bloque de tejido. Cuando la muestra aún no se ha tomado, el médico marca la casilla y el laboratorio completa estos campos al recibir a la paciente.
Paciente y consentimiento informado
Aquí se resuelve la duda del alcance: el médico captura solo los tres datos que ya tiene en la consulta y el paciente únicamente lee y firma. Menos fricción para el paciente y menos riesgo de que el sobre se caiga por un dato mal escrito.
Envío confirmado
La solicitud queda registrada pero no como solicitada: espera la firma. El médico ve exactamente qué falta y qué puede hacer mientras tanto.
SMS con el enlace
Un solo mensaje, en el idioma del país, con el nombre del médico para que la paciente reconozca de qué se trata. El enlace es de un solo uso y vence en 72 horas.
rche.cr/f/8Kd2Qa
Válido 72 h. No comparta este enlace.
Hoy 14:33
Reglas del enlace
- Un solo uso. Al firmar, el enlace queda inválido.
- 72 horas de vigencia. Vencido, el médico lo reenvía y se genera uno nuevo.
- Verificación ligera. Antes de abrir el documento se pide el año de nacimiento o los últimos 4 dígitos del documento de identidad.
- Sin app ni cuenta. Todo pasa en el navegador del celular.
Recordatorios automáticos
Envío inicial
Recordatorio 1
Recordatorio 2
Aviso al médico
Consentimiento informado en DocuSign
El documento llega precargado con el nombre, el documento de identidad y la prueba indicada. La paciente solo confirma que los datos son correctos, acepta y firma.
Consentimiento informado
Programa de Pacientes · prueba PIK3CA
Consentimiento informado — Programa de Pacientes
Por este medio, yo María Cristina Vargas Soto, portadora del documento de identidad número 1-1042-0387, en calidad de paciente, otorgo mi consentimiento de manera expresa, libre y consciente para que Roche Servicios S.A. dé tratamiento a mis datos personales dentro de un Programa de Pacientes.
1. ¿En qué consiste el Programa? Realizar sin costo la toma de muestra recomendada por mi médico tratante con el fin de recibir un posible diagnóstico. Para tal fin se realizará la siguiente prueba diagnóstica: PIK3CA en tejido.
4. ¿Qué datos tratamos? Datos identificativos (nombre, correo, teléfono) y datos de salud (resultados médicos de laboratorio, ultrasonido, recetas y referencias).
10. Firma. Con la firma de este consentimiento manifiesto que mi médico tratante me informó del Programa, que mi enrolamiento es libre y voluntario, y que puedo retirarme en cualquier momento sin perder mi atención habitual.
¿Algún dato incorrecto?
Firma completada
La paciente recibe su copia y las indicaciones del laboratorio. En ese mismo instante la solicitud cambia a Solicitada y aparece en la bandeja de Echandi.
Listo, su consentimiento quedó firmado
Le enviamos una copia en PDF por mensaje de texto.
Próximo paso
Presentarse en Laboratorios Echandi con su documento de identidad. No requiere cita ni pago.
- Sede
- Echandi Sabana, San José
- Horario
- L–V 6:30 a 16:00 · S 7:00 a 12:00
Lo que ocurre en el sistema
DocuSign notifica la firma
Se guarda el PDF firmado y el certificado de firma en el expediente de la solicitud.
La solicitud cambia a Solicitada
Formulario completo + consentimiento firmado = solicitud válida.
Aparece en la bandeja del laboratorio
Echandi ve la paciente por venir, con los datos de la muestra y el contacto.
Se avisa al médico
Correo a [email protected] y aviso en el portal.
Mis solicitudes
La segunda opción del menú. Un listado que se lee por color de estado: lo pendiente de firma primero, lo completado con su informe a la mano.
Detalle de la solicitud y reenvío del enlace
Todo el expediente en una pantalla: qué se pidió, qué falta y la línea de tiempo real de los envíos. El botón de reenvío está donde el médico lo va a buscar.
Resultado de la prueba
Lo que el médico venía a buscar: el resultado en una línea y el informe firmado por el laboratorio para descargar.
Ingreso del laboratorio
Mismo mecanismo que el médico, pero el código llega al correo autorizado de la sede. Así el acceso no depende del celular de una persona en particular.
Por qué correo y no SMS
- El turno de recepción cambia de persona; el buzón de la sede no.
- Permite varios usuarios simultáneos sin repartir un celular.
- Deja rastro en el servidor de correo del laboratorio, útil para auditoría.
Perfiles dentro del laboratorio
- Recepción
- Ve la bandeja, confirma la llegada de la paciente y registra la toma.
- Analista
- Cambia a «En proceso» y carga el informe.
- Responsable
- Firma el resultado y cierra como completada o fallida.
Bandeja de solicitudes
El laboratorio ve únicamente solicitudes con consentimiento firmado. La bandeja está ordenada por lo que hay que hacer: recibir, procesar, reportar.
Recepción de la paciente y de la muestra
Lo que la recepción hace con la paciente enfrente: confirmar quién es, ver qué pidió el médico y registrar la toma. Al guardar, la solicitud pasa a En proceso.
Cargar el resultado
El laboratorio adjunta el informe en PDF, escribe el resultado y cierra la solicitud como completada o fallida. En cuanto guarda, el médico lo ve y recibe el aviso.
Tablero de control
Para el equipo de Roche: cuántas solicitudes hay, dónde se están atascando y cuánto tarda cada tramo del proceso.
Mantenimiento de médicos
Como no hay contraseñas, esta pantalla es el control de acceso: si el celular o el correo no están aquí, el médico no entra.
Mantenimiento de laboratorios
Sedes de Echandi y los correos que pueden pedir código. Cada sede define a qué países e instituciones atiende, y de ahí sale el ruteo automático de las solicitudes.
Bitácora de envíos y cambios de estado
Cada SMS, cada correo y cada cambio de estado queda registrado. Es la pantalla que responde «¿le llegó el mensaje a la paciente?» sin tener que entrar a Twilio o a DocuSign.